Организация службы документационного обеспечения управления и архивного хранения документов (на примере СОГУП «Областной Центр недвижимости» Отдел «Североуральское БТИ»)
Аннотация
Уважаемый председатель и члены государственной аттестационной комиссии!
Вашему вниманию представлена
Выпускная квалификационная работа на тему:
Организация службы документационного обеспечения управления и архивного хранения документов (на примере СОГУП «Областной Центр недвижимости» Отдел «Североуральское БТИ»)
Целью данной работы является изучение организации делопроизводства и архивного хранения дел в отделе Специализированного областного государственного унитарного предприятия «Областной Центр недвижимости» «Североуральское БТИ».
Задачи выпускной квалификационной работы
- рассмотреть основные направления деятельности предприятия, особенности реализации его документационного обеспечения управления и архивного дела;
- проанализировать документирование управленческой деятельности на предприятии и организацию работы с документами в отделе Специализированного областного государственного унитарного предприятия «Областной Центр недвижимости» «Североуральское БТИ»;
- изучить организацию хранения документов в учреждении.
В ходе проведенного исследования были рассмотрены теоретические основы документационного управления (организация работы с документами, формирование и оформление дел), его виды (бумажный и электронный). Была рассмотрена структура документационной службы предприятия и направления ее деятельности; а также проведен анализ документов, используемых в деятельности отдела.
Основной целью деятельности предприятия, согласно Положения о филиале, является создание единого государственного информационного банка данных о наличии, месторасположении, составе, состоянии, эксплуатационно-технических показателях и принадлежности жилых зданий и зданий гражданского назначения, а также помещений в них, других эксплуатируемых строений, сооружений и помещений нежилого назначения независимо от форм собственности, расположенных на территории Свердловской области.
Предприятие специализируется на осуществлении технического учета и технической инвентаризации объектов капитального строительства на севере Свердловской области (приказ Управления Федерального агентства кадастра объектов недвижимости по Свердловской области от 13.12.2005 г. № 137-1).
Наряду с основными видами деятельности и в целях оказания гражданам и юридическим лицам комплекса услуг в сфере оформления прав на недвижимое имущество, предприятие осуществляет дополнительные виды деятельности:
- оценочную,
- геодезическую, в том числе при межевании земельных участков;
- картографическую (выполнение геодезических и картографических работ при строительстве и эксплуатации зданий и сооружений, межевании земель, ведении кадастра);
- проектирование зданий и сооружений.
В ходе исследования было выявлено, что организация делопроизводства и архивного хранения дел в отделе Специализированного областного государственного унитарного предприятия «Областной Центр недвижимости» «Североуральское БТИ» возложена на Канцелярию. Организацией документирования, контролем за работой с управленческими документами занимается только делопроизводитель, архивным хранением документов предприятия ведает архивариус. Они подчиняются в своей деятельности начальнику отдела.
Существенной особенностью в работе с документами «Североуральского БТИ» является то, что происходит их постепенная оцифровка, как на стадии делопроизводства, так и в архиве. К сожалению, при этом, соответствующего нормативного акта, который бы регламентировал работу с управленческими и архивными документами в электронном виде на предприятии не разработано.
Текущее хранение дел осуществляется одним архивным работником, по месту их формирования, но на предприятии имеются документы, в электронном формате создаваемые сотрудниками организации на компьютерах, переведенные в электронную форму (путем сканирования) из традиционного бумажного вида. Вопрос об их упорядочении и организации хранения еще в стадии обсуждения. При полном переходе на безбумажный документооборот у предприятия появится возможность сократить значительную часть площадей, занимаемую под архив. Автоматизированные технологии существенно позволят ускорить делопроизводственные процессы по подготовке и передаче дел к архивному хранению.
Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними на предприятии, регламентируются инструкцией по делопроизводству, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями.
При применении электронного документооборота Канцелярия совместно с заместителем начальника отдела по информационному обеспечению разрабатываются маршруты движения документов.
Доставка документов в Центр осуществляется, как правило, средствами почтовой и электрической связи.
С помощью почтовой связи в Центр доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.
По каналам электрической связи поступают: телеграммы, факсограммы, телефонограммы, электронные документы.
Документы, поступающие в Центр на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
Документопоток с каждым годом увеличивается, и поэтому предприятием было принято решение перейти на электронный документооборот (при этом бумажный документопоток уменьшился в 1,5 раза, а это только сравнили 2018 и 2019гг). Письма поступающие по электронной почте регистрируются в электронном журнале, и после ознакомления всеми сотрудниками передаются в электронный архив
Кроме документов постоянного и временного хранения, а также личному составу хранятся и инвентаризационные дела на домовладения, схематические планы городов, поселков, отдельно сброшюрованные материалы учета объектов. Инвентарные книги, алфавитные карточки, статистические карточки, книги учета уничтоженных инвентарных дел.
Кроме, было выявлено, что делопроизводственная деятельность предприятия в целом осуществляется на основе стандарта ГОСТ Р 6.30-2003. При этом, не учитываются требования нового ГОСТ Р 7.0.97-2016, действие которого распространяются и на электронные документы.
Следовательно, внедрение системы документооборота облегчит работу службы ДОУ и уменьшит объем поступающих документов на бумаге на 15% (в сравнении 2018 и 2019 гг.) в рассматриваемом учреждении и позволит решить задачи автоматизации делопроизводства и электронного документооборота.
Вашему вниманию представлена
Выпускная квалификационная работа на тему:
Организация службы документационного обеспечения управления и архивного хранения документов (на примере СОГУП «Областной Центр недвижимости» Отдел «Североуральское БТИ»)
Целью данной работы является изучение организации делопроизводства и архивного хранения дел в отделе Специализированного областного государственного унитарного предприятия «Областной Центр недвижимости» «Североуральское БТИ».
Задачи выпускной квалификационной работы
- рассмотреть основные направления деятельности предприятия, особенности реализации его документационного обеспечения управления и архивного дела;
- проанализировать документирование управленческой деятельности на предприятии и организацию работы с документами в отделе Специализированного областного государственного унитарного предприятия «Областной Центр недвижимости» «Североуральское БТИ»;
- изучить организацию хранения документов в учреждении.
В ходе проведенного исследования были рассмотрены теоретические основы документационного управления (организация работы с документами, формирование и оформление дел), его виды (бумажный и электронный). Была рассмотрена структура документационной службы предприятия и направления ее деятельности; а также проведен анализ документов, используемых в деятельности отдела.
Основной целью деятельности предприятия, согласно Положения о филиале, является создание единого государственного информационного банка данных о наличии, месторасположении, составе, состоянии, эксплуатационно-технических показателях и принадлежности жилых зданий и зданий гражданского назначения, а также помещений в них, других эксплуатируемых строений, сооружений и помещений нежилого назначения независимо от форм собственности, расположенных на территории Свердловской области.
Предприятие специализируется на осуществлении технического учета и технической инвентаризации объектов капитального строительства на севере Свердловской области (приказ Управления Федерального агентства кадастра объектов недвижимости по Свердловской области от 13.12.2005 г. № 137-1).
Наряду с основными видами деятельности и в целях оказания гражданам и юридическим лицам комплекса услуг в сфере оформления прав на недвижимое имущество, предприятие осуществляет дополнительные виды деятельности:
- оценочную,
- геодезическую, в том числе при межевании земельных участков;
- картографическую (выполнение геодезических и картографических работ при строительстве и эксплуатации зданий и сооружений, межевании земель, ведении кадастра);
- проектирование зданий и сооружений.
В ходе исследования было выявлено, что организация делопроизводства и архивного хранения дел в отделе Специализированного областного государственного унитарного предприятия «Областной Центр недвижимости» «Североуральское БТИ» возложена на Канцелярию. Организацией документирования, контролем за работой с управленческими документами занимается только делопроизводитель, архивным хранением документов предприятия ведает архивариус. Они подчиняются в своей деятельности начальнику отдела.
Существенной особенностью в работе с документами «Североуральского БТИ» является то, что происходит их постепенная оцифровка, как на стадии делопроизводства, так и в архиве. К сожалению, при этом, соответствующего нормативного акта, который бы регламентировал работу с управленческими и архивными документами в электронном виде на предприятии не разработано.
Текущее хранение дел осуществляется одним архивным работником, по месту их формирования, но на предприятии имеются документы, в электронном формате создаваемые сотрудниками организации на компьютерах, переведенные в электронную форму (путем сканирования) из традиционного бумажного вида. Вопрос об их упорядочении и организации хранения еще в стадии обсуждения. При полном переходе на безбумажный документооборот у предприятия появится возможность сократить значительную часть площадей, занимаемую под архив. Автоматизированные технологии существенно позволят ускорить делопроизводственные процессы по подготовке и передаче дел к архивному хранению.
Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними на предприятии, регламентируются инструкцией по делопроизводству, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями.
При применении электронного документооборота Канцелярия совместно с заместителем начальника отдела по информационному обеспечению разрабатываются маршруты движения документов.
Доставка документов в Центр осуществляется, как правило, средствами почтовой и электрической связи.
С помощью почтовой связи в Центр доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.
По каналам электрической связи поступают: телеграммы, факсограммы, телефонограммы, электронные документы.
Документы, поступающие в Центр на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
Документопоток с каждым годом увеличивается, и поэтому предприятием было принято решение перейти на электронный документооборот (при этом бумажный документопоток уменьшился в 1,5 раза, а это только сравнили 2018 и 2019гг). Письма поступающие по электронной почте регистрируются в электронном журнале, и после ознакомления всеми сотрудниками передаются в электронный архив
Кроме документов постоянного и временного хранения, а также личному составу хранятся и инвентаризационные дела на домовладения, схематические планы городов, поселков, отдельно сброшюрованные материалы учета объектов. Инвентарные книги, алфавитные карточки, статистические карточки, книги учета уничтоженных инвентарных дел.
Кроме, было выявлено, что делопроизводственная деятельность предприятия в целом осуществляется на основе стандарта ГОСТ Р 6.30-2003. При этом, не учитываются требования нового ГОСТ Р 7.0.97-2016, действие которого распространяются и на электронные документы.
Следовательно, внедрение системы документооборота облегчит работу службы ДОУ и уменьшит объем поступающих документов на бумаге на 15% (в сравнении 2018 и 2019 гг.) в рассматриваемом учреждении и позволит решить задачи автоматизации делопроизводства и электронного документооборота.