Проблемы совершенствования СЭД ФГУП «Информационное телеграфное агентство России ТАСС»
Аннотация
АННОТАЦИЯ
к выпускной квалификационной работе
студента группы УГИЗМ-300013 Филатовой Яны Сергеевны
на тему «Проблемы совершенствования системы электронного документооборота ФГУП «Информационное телеграфное агентство России ТАСС».
На сегодняшний день значение документа в деятельности организации повышается, это основной способ предоставления и управления информацией. Особым преимуществом отличается электронная форма предоставления документа. Процесс управления и принятия решения напрямую зависит от построения работы с документами, что существенно влияет на качество управления и его оперативность. За счет автоматизации документов в организации решается ряд важных вопросов, среди них: отслеживание движения документов внутри организации; коллективная работа над документом; контроль исполнения поручений между всеми участниками; выстраивание системы поиска, архивирования и хранения документов; автоматизация однообразных операций, что приводит к повышению эффективности и координации работы всех участников бизнес-процесса; оперативная обработка информации и работа над ее актуальностью; а также, что не маловажно, формирование общей картины работы над документом и вовлеченности всех участников.
Объект магистерского исследования представляет собой систему электронного документооборота предприятия.
Предмет исследования – проблемы и перспективы использования системы электронного документооборота в деятельности ФГУП «Информационного телеграфного агентства России ТАСС».
Цель диссертационного исследования – изучение системы электронного документооборота, внедренной в организацию, выявление проблем в ее использовании, а также разработка методического материала для сотрудников предприятия с целью урегулирования их.
В соответствии с заданной целью ставятся следующие задачи магистерского исследования:
1. Охарактеризовать деятельность ФГУП «Информационное телеграфное агентство России ТАСС»;
2. Определить место и функции службы документационного обеспечения управления в организации;
3. Дать характеристику существующей системы документационного обеспечения управления, выявить ее достоинства, недостатки и дать рекомендации по их решению.
Новизна исследования заключается в работе над изучением процесса оперативного внедрения и адаптации сотрудников к новой информационной системе управления документами, катализатором которой стало объявление о пандемии коронавируса и введение ограничительных мер, а также написание инструкции – методического материала для остальных сотрудников ТАСС по использованию одной из функций программы «1С:Документооборот».
В процессе решения поставленных задач были сделаны следующие основные выводы:
В ТАСС – одном из главных информационных агентств России проведен анализ состояния документационного обеспечения управления и организации работы с документами в ТАСС до объявления пандемии коронавируса, объявленного в 2020 году, и после. Что стало мотиватором и катализатором «оживления» имеющейся системы, которой пользовались исключительно бухгалтерия ТАСС.
В ходе исследования была описана деятельность предприятия и место в его структуре службы ДОУ, а также изучены основные локальные нормативные документы, обеспечивающие процесс ДОУ на предприятии. Таким образом, изучив специфику предприятия, его локальные нормативные документы по ДОУ можно сделать вывод о том, что в службу ДОУ предприятия входят делопроизводственные службы его подразделений, отдельные работники, выполняющие делопроизводственные функции, которые с момента приема не были обучены электронному документообороту, а зачастую такие функции и не были нужны, как и не были прописаны в должностных инструкциях, что требует пересмотра.
Проведен анализ имеющейся в ТАСС программы по управлению документами в электронном виде – «1С:Документооборот», ее возможных перспективах для изменения и улучшения документационной культуры организации благодаря развитой корпоративной культуре в организации с длинной историей.
На основе открытых источников внутри организации для определенной группы лиц, заинтересованных и задействованных в процессе внедрения, была составлена характеристика этапов внедрения информационной системы управления документами в ТАСС. Изучены факторы, мешающие ранее существующую систему электронного документооборота, привести к действию. Во многом на это влияло отношение ко всему новому и неизвестному, так как 32% организации – люди пожилого возраста. Однако катализатор внедрения, о котором сообщалось выше, повлиял на освоение программы, что привело к улучшение морального климата и степени удовлетворенности сотрудников своим трудом.
Также была изучена эффективность внедрения информационной системы управления документами в ТАСС с точки зрения рядового пользователя. Улучшена корпоративная культура организации, улучшено отношению к документу, налажен процесс работы над документом и поступления информации на всех этапах его жизнедеятельности. Выстроена система электронного, юридически значимого, защищенного электронного документооборота. В данный момент ведется работа над введением в систему электронной подписи (ЭП).
Кадровым и учебным департаментом было предложено принять участие в разработке инструкции по работе в программе «1С:Документооборот». По причине того, что многие руководства написаны очень сложно и люди предпочитают не заглядывать в них, пока что-то не нарушится и не сломается, возникла необходимость в создании простого, наглядного информационного материала, который бы создал «мостик» между сотрудником и освоением новой программы. В работе был описан процесс создания инструкции, который состоял из следующих шагов: изучение ситуации, разложение на отдельные этапы, описание каждого этапа, рассмотрение нестандартных вариантов развития ситуации, подобраны изображения и приведены примеры. Такая работа дала свой результат, так как процесс освоения системы прошел быстро и, что называется, безболезненно.
На данный момент система эффективно работает, сотрудники прошли обучение и получили достаточные знания, во многом благодаря упрощенным инструкциям, техническое специалисты 24/7 обеспечивают стабильность работы.
В данный момент разрабатывается комплекс мер по внедрению и утверждению документов в системе СЭД посредством электронной подписи (ЭП), а также рассматривается возможность оформления трудовых отношений с работниками, рабочее место которых не прикреплено к рабочему месту работодателя посредством только лишь электронного документооборота, поскольку сегодня заключение трудового договора предполагается в письменной форме, что само по себе не отрицает применение электронных документов.
к выпускной квалификационной работе
студента группы УГИЗМ-300013 Филатовой Яны Сергеевны
на тему «Проблемы совершенствования системы электронного документооборота ФГУП «Информационное телеграфное агентство России ТАСС».
На сегодняшний день значение документа в деятельности организации повышается, это основной способ предоставления и управления информацией. Особым преимуществом отличается электронная форма предоставления документа. Процесс управления и принятия решения напрямую зависит от построения работы с документами, что существенно влияет на качество управления и его оперативность. За счет автоматизации документов в организации решается ряд важных вопросов, среди них: отслеживание движения документов внутри организации; коллективная работа над документом; контроль исполнения поручений между всеми участниками; выстраивание системы поиска, архивирования и хранения документов; автоматизация однообразных операций, что приводит к повышению эффективности и координации работы всех участников бизнес-процесса; оперативная обработка информации и работа над ее актуальностью; а также, что не маловажно, формирование общей картины работы над документом и вовлеченности всех участников.
Объект магистерского исследования представляет собой систему электронного документооборота предприятия.
Предмет исследования – проблемы и перспективы использования системы электронного документооборота в деятельности ФГУП «Информационного телеграфного агентства России ТАСС».
Цель диссертационного исследования – изучение системы электронного документооборота, внедренной в организацию, выявление проблем в ее использовании, а также разработка методического материала для сотрудников предприятия с целью урегулирования их.
В соответствии с заданной целью ставятся следующие задачи магистерского исследования:
1. Охарактеризовать деятельность ФГУП «Информационное телеграфное агентство России ТАСС»;
2. Определить место и функции службы документационного обеспечения управления в организации;
3. Дать характеристику существующей системы документационного обеспечения управления, выявить ее достоинства, недостатки и дать рекомендации по их решению.
Новизна исследования заключается в работе над изучением процесса оперативного внедрения и адаптации сотрудников к новой информационной системе управления документами, катализатором которой стало объявление о пандемии коронавируса и введение ограничительных мер, а также написание инструкции – методического материала для остальных сотрудников ТАСС по использованию одной из функций программы «1С:Документооборот».
В процессе решения поставленных задач были сделаны следующие основные выводы:
В ТАСС – одном из главных информационных агентств России проведен анализ состояния документационного обеспечения управления и организации работы с документами в ТАСС до объявления пандемии коронавируса, объявленного в 2020 году, и после. Что стало мотиватором и катализатором «оживления» имеющейся системы, которой пользовались исключительно бухгалтерия ТАСС.
В ходе исследования была описана деятельность предприятия и место в его структуре службы ДОУ, а также изучены основные локальные нормативные документы, обеспечивающие процесс ДОУ на предприятии. Таким образом, изучив специфику предприятия, его локальные нормативные документы по ДОУ можно сделать вывод о том, что в службу ДОУ предприятия входят делопроизводственные службы его подразделений, отдельные работники, выполняющие делопроизводственные функции, которые с момента приема не были обучены электронному документообороту, а зачастую такие функции и не были нужны, как и не были прописаны в должностных инструкциях, что требует пересмотра.
Проведен анализ имеющейся в ТАСС программы по управлению документами в электронном виде – «1С:Документооборот», ее возможных перспективах для изменения и улучшения документационной культуры организации благодаря развитой корпоративной культуре в организации с длинной историей.
На основе открытых источников внутри организации для определенной группы лиц, заинтересованных и задействованных в процессе внедрения, была составлена характеристика этапов внедрения информационной системы управления документами в ТАСС. Изучены факторы, мешающие ранее существующую систему электронного документооборота, привести к действию. Во многом на это влияло отношение ко всему новому и неизвестному, так как 32% организации – люди пожилого возраста. Однако катализатор внедрения, о котором сообщалось выше, повлиял на освоение программы, что привело к улучшение морального климата и степени удовлетворенности сотрудников своим трудом.
Также была изучена эффективность внедрения информационной системы управления документами в ТАСС с точки зрения рядового пользователя. Улучшена корпоративная культура организации, улучшено отношению к документу, налажен процесс работы над документом и поступления информации на всех этапах его жизнедеятельности. Выстроена система электронного, юридически значимого, защищенного электронного документооборота. В данный момент ведется работа над введением в систему электронной подписи (ЭП).
Кадровым и учебным департаментом было предложено принять участие в разработке инструкции по работе в программе «1С:Документооборот». По причине того, что многие руководства написаны очень сложно и люди предпочитают не заглядывать в них, пока что-то не нарушится и не сломается, возникла необходимость в создании простого, наглядного информационного материала, который бы создал «мостик» между сотрудником и освоением новой программы. В работе был описан процесс создания инструкции, который состоял из следующих шагов: изучение ситуации, разложение на отдельные этапы, описание каждого этапа, рассмотрение нестандартных вариантов развития ситуации, подобраны изображения и приведены примеры. Такая работа дала свой результат, так как процесс освоения системы прошел быстро и, что называется, безболезненно.
На данный момент система эффективно работает, сотрудники прошли обучение и получили достаточные знания, во многом благодаря упрощенным инструкциям, техническое специалисты 24/7 обеспечивают стабильность работы.
В данный момент разрабатывается комплекс мер по внедрению и утверждению документов в системе СЭД посредством электронной подписи (ЭП), а также рассматривается возможность оформления трудовых отношений с работниками, рабочее место которых не прикреплено к рабочему месту работодателя посредством только лишь электронного документооборота, поскольку сегодня заключение трудового договора предполагается в письменной форме, что само по себе не отрицает применение электронных документов.