Проблемы функционирования системы электронного документооборота Уральского федерального университета
Аннотация
Цель: разработка технического задания для реализации в СЭД УрФУ модуля управления процессами организации и ведения совещаний и заседаний.
Актуальность исследования заключается в том, что, не смотря на длительный период эксплуатации СЭД в УрФУ в системе все еще присутствует ряд проблем, которые затрудняют работу с ней. Из стандартных проблем, которые встречаются повсеместно при внедрении и использовании СЭД была выделена проблема отсутствия реализации сопровождения некоторых внутренних процессов УрФУ. Таким процессов и основным направлением работы стала автоматизация процессов организации и проведения совещаний и заседаний с использованием действующей СЭД.
Актуальность данного направления работы подтверждена не только личным опытом в организации совещаний и заседаний, составлении и согласования протоколов, но и опросом, который был проведен в рамках исследования в период с 01.10.2019 по 01.11.2019.
В работе предлагается техническое задание для реализации модуля «Совещания и заседания».
Модуль предполагает возможность создания едино разового или регулярно повторяющихся совещаний, создание (прикрепление) обязательных документов, таких как: повестка, протокол и поручения, а также возможность прикрепления дополнительно необходимых для ознакомления материалов. Допускается возможность создания поручения как на основании протокола (формируемые автоматически) так и ручного ввода. Предлагается создание инструментов для контроля исполнения поручений, которые позволяют не только отслеживать поручения с истекающим сроком исполнения (а также все остальные, если это необходимо), но также отправлять исполнителям напоминание об истечении срока исполнения через СЭД или через электронную почту.
Предлагаемый к реализации модуль затрагивает и автоматизирует ключевые моменты в организации и ведении совещаний и заседаний, а также обеспечивает довольно жесткий контроль за исполнением поручений, и по косвенным признакам можно сделать вывод, что его реализация позволит оптимизировать работу, сократить время операций, затрачиваемое ответственными работниками Университета, а также повысить уровень контроля над исполнением поручений.
Актуальность исследования заключается в том, что, не смотря на длительный период эксплуатации СЭД в УрФУ в системе все еще присутствует ряд проблем, которые затрудняют работу с ней. Из стандартных проблем, которые встречаются повсеместно при внедрении и использовании СЭД была выделена проблема отсутствия реализации сопровождения некоторых внутренних процессов УрФУ. Таким процессов и основным направлением работы стала автоматизация процессов организации и проведения совещаний и заседаний с использованием действующей СЭД.
Актуальность данного направления работы подтверждена не только личным опытом в организации совещаний и заседаний, составлении и согласования протоколов, но и опросом, который был проведен в рамках исследования в период с 01.10.2019 по 01.11.2019.
В работе предлагается техническое задание для реализации модуля «Совещания и заседания».
Модуль предполагает возможность создания едино разового или регулярно повторяющихся совещаний, создание (прикрепление) обязательных документов, таких как: повестка, протокол и поручения, а также возможность прикрепления дополнительно необходимых для ознакомления материалов. Допускается возможность создания поручения как на основании протокола (формируемые автоматически) так и ручного ввода. Предлагается создание инструментов для контроля исполнения поручений, которые позволяют не только отслеживать поручения с истекающим сроком исполнения (а также все остальные, если это необходимо), но также отправлять исполнителям напоминание об истечении срока исполнения через СЭД или через электронную почту.
Предлагаемый к реализации модуль затрагивает и автоматизирует ключевые моменты в организации и ведении совещаний и заседаний, а также обеспечивает довольно жесткий контроль за исполнением поручений, и по косвенным признакам можно сделать вывод, что его реализация позволит оптимизировать работу, сократить время операций, затрачиваемое ответственными работниками Университета, а также повысить уровень контроля над исполнением поручений.