Организация хранения архивных документов в архиве ООО «Газпром трансгаз Екатеринбург»: анализ состояния, проблемы и совершенствование
Аннотация
Выпускная квалификационная работа на тему «Организация хранения архивных документов в архиве ООО «Газпром трансгаз Екатеринбург»: анализ состояния, проблемы и совершенствование» включает 50 страниц плюс приложения (всего 66 страниц), в списке источников 38 наименований: нормативные акты, локальные документы предприятия и тематические статьи из периодики
Тема актуальна, так как документы архива являются историческими документами, которые помогают осмыслить прошлое, создать объективную картину исторического развития и использовать опыт прошлого в практической деятельности. К тому же, деятельность архива ООО «Газпром трансгаз Екатеринбург»ранее не исследовалась.
Цель работы при написании ВКР состояла в том, чтобы провести анализ организации и проблем архивного хранения документов в ООО «Газпром трансгаз Екатеринбург»» и определить направления совершенствования.
Достижение поставленной цели предполагало решение следующих задач:
1) Определение места архива в структуре Общества и его функции.
2)Анализ нормативно-правового и методического обеспечения деятельности архива.
3) Анализ организации хранения документов в архиве ООО «Газпром трансгаз Екатеринбург».
4) Выявление проблем организации хранения документов ООО «Газпром трансгаз Екатеринбург».
5) Разработка предложений по оптимизации организации архивного хранения документов.
Объект исследования: Отдел архивных фондов в структуре Общества с ограниченной ответственностью «Газпром трансгаз Екатеринбург». Предметом исследования является изучение организации хранения архивных документов в Отделе архивных фондов ООО «Газпром трансгаз Екатеринбург».
Практическая значимость работы заключается в том, что предложенные рекомендации по совершенствованию работы с архивными документами могут использоваться при оптимизации работы архива предприятия.
В первой главе « Архив ООО «Газпром трансгаз Екатеринбург»: место в структуре, функции, нормативно-правовое и методическое обеспечение» дана краткая характеристика предприятия, определено место архива в структуре Общества и описаныего направления работы, функции, кадровый состав, нормативно-правовое и методическое обеспечение деятельности.
Выявлено, что отдел архивных фондов предприятия не является самостоятельным структурным подразделением предприятия, а находится в структуре Управления документационного обеспечения, выполняя задачи и функции по комплектованию архивного фонда, учету, рациональному хранению, обеспечению сохранности и использованию архивных документов, сформированных в деятельности предприятия и его филиалах.
Во второй главе «Организация и проблемы архивного хранения документов в ООО «Газпром трансгаз Екатеринбург» проведен анализ организации хранения документов в архиве и выявлены проблемы организации хранения, а именно: недостаток квалифицированных кадров (в архиве работают специалисты, не имеющие профильного образования), низкая мотивация персонала, ответственного за делопроизводство и архив в структурных подразделениях, излишняя копийность документов, нехватка площади для хранения архивных документов.
В третьей главе «Совершенствование организации хранения документов в архиве ООО «Газпром трансгаз Екатеринбург» предложены рекомендации по оптимизации организации архивного хранения документов: повышение квалификации кадров, оцифровка документов для создания их электронных копий и проект регламента передачи и учета, обеспечения архивного хранения проектно-сметных документов.
В заключении сделаны основные выводы.
Приложение включает локальные документы ООО «Газпром трансгаз Екатеринбург» и проект разработанного регламента передачи и учета, обеспечения архивного хранения проектно-сметных документов.
Тема актуальна, так как документы архива являются историческими документами, которые помогают осмыслить прошлое, создать объективную картину исторического развития и использовать опыт прошлого в практической деятельности. К тому же, деятельность архива ООО «Газпром трансгаз Екатеринбург»ранее не исследовалась.
Цель работы при написании ВКР состояла в том, чтобы провести анализ организации и проблем архивного хранения документов в ООО «Газпром трансгаз Екатеринбург»» и определить направления совершенствования.
Достижение поставленной цели предполагало решение следующих задач:
1) Определение места архива в структуре Общества и его функции.
2)Анализ нормативно-правового и методического обеспечения деятельности архива.
3) Анализ организации хранения документов в архиве ООО «Газпром трансгаз Екатеринбург».
4) Выявление проблем организации хранения документов ООО «Газпром трансгаз Екатеринбург».
5) Разработка предложений по оптимизации организации архивного хранения документов.
Объект исследования: Отдел архивных фондов в структуре Общества с ограниченной ответственностью «Газпром трансгаз Екатеринбург». Предметом исследования является изучение организации хранения архивных документов в Отделе архивных фондов ООО «Газпром трансгаз Екатеринбург».
Практическая значимость работы заключается в том, что предложенные рекомендации по совершенствованию работы с архивными документами могут использоваться при оптимизации работы архива предприятия.
В первой главе « Архив ООО «Газпром трансгаз Екатеринбург»: место в структуре, функции, нормативно-правовое и методическое обеспечение» дана краткая характеристика предприятия, определено место архива в структуре Общества и описаныего направления работы, функции, кадровый состав, нормативно-правовое и методическое обеспечение деятельности.
Выявлено, что отдел архивных фондов предприятия не является самостоятельным структурным подразделением предприятия, а находится в структуре Управления документационного обеспечения, выполняя задачи и функции по комплектованию архивного фонда, учету, рациональному хранению, обеспечению сохранности и использованию архивных документов, сформированных в деятельности предприятия и его филиалах.
Во второй главе «Организация и проблемы архивного хранения документов в ООО «Газпром трансгаз Екатеринбург» проведен анализ организации хранения документов в архиве и выявлены проблемы организации хранения, а именно: недостаток квалифицированных кадров (в архиве работают специалисты, не имеющие профильного образования), низкая мотивация персонала, ответственного за делопроизводство и архив в структурных подразделениях, излишняя копийность документов, нехватка площади для хранения архивных документов.
В третьей главе «Совершенствование организации хранения документов в архиве ООО «Газпром трансгаз Екатеринбург» предложены рекомендации по оптимизации организации архивного хранения документов: повышение квалификации кадров, оцифровка документов для создания их электронных копий и проект регламента передачи и учета, обеспечения архивного хранения проектно-сметных документов.
В заключении сделаны основные выводы.
Приложение включает локальные документы ООО «Газпром трансгаз Екатеринбург» и проект разработанного регламента передачи и учета, обеспечения архивного хранения проектно-сметных документов.